Sommer und Herbst

Informationsveranstaltungen des International Office
Denken Sie frühzeitig an den/die erforderlichen, aktuellen Fremdsprachennachweis/e. (siehe FAQ Nr. 58 und Outgoing Exchange Datenbank)

15. Januar

Bewerbungsschluss für ein Auslandsstudium
Einreichung der Bewerbung erfolgt ausschließlich über das Bewerbungsportal MoveOn zwischen dem 1.Dezember bis 15.Januar.
Bewerbungsfrist immer im Januar des aktuellen Wintersemesters für die Entsendung ins Ausland im darauffolgenden Wintersemester.

Januar

Bewerbungen werden im International Office geprüft, dokumentiert und an die zuständigen Fakultäten / zuständige Auswahljury in der Fakultät verteilt.

Unvollständige Bewerbungen werden nicht akzeptiert.

Februar

Auswahlsitzungen in der jeweiligen Fakultät:
Die Auswahljury entscheidet nach Qualität der Bewerbung.
(Lebenslauf, Motivation letter, Studienleistungen, Sprachkenntnisse, etc.)

Klausurphase an der htw saar 
Wichtig! Notwendige ECTS erreichen und an outgoing@htwsaar.de Ihren aktuellen Notenauszug als pdf nachreichen sobald verfügbar.

März

Sie erhalten das Ergebnis der htw saar Auswahlsitzung durch das Bewerbungsportal MoveON.

März - Mai

Sie werden als Austauschstudierende an der ausgewählten Partnerhochschule nominiert. Danach kontaktiert Sie die Partnerhochschule, u.a. Zulassungsverfahren, Unterkunft, Modulkatalog etc.und Sie bewerben sich direkt an der Partnerhochschule. Beachten Sie die jeweilige Bewerbungsfrist der Partnerhochschule und senden Sie rechtzeitig die geforderten Unterlagen!
Manche Hochschulen melden sich direkt nach der Nominierung, andere erst später, ggfs. auch erst im Mai/Juni. Bitte haben Sie Geduld!

April – Juli

Ihre Zulassung erfolgt an der Partnerhochschule.
Senden Sie den Acceptance Letter als PDF an outgoing@htwsaar.de, sobald Sie den Acceptance Letter erhalten.
Ein Upload im Portal ist ebenfalls erforderlich. Sie werden dazu vom International Office der htw saar angeschrieben.

Sie erhalten  zusammen mit dem Acceptance Letter von der Partnerhochschule weitere notwendigen Informationen für den Aufenthalt.

Sommer vor Ausreise
Pflicht-Online-Sprachtest

ERASMUS+ Online-Sprachunterstützung (Online Linguistic Support - OLS): Die Teilnahme an diesem Online- Sprachtest nur noch vor Ausreise ist Pflicht für eine ERASMUS+-Förderung. http://erasmusplusols.eu/de/

Sie werden dazu direkt aus dem OLS System per E-Mail angeschrieben. Bitte tragen Sie das Anfangs- und Enddatum ein, welche auch in Ihrem ERASMUS+ Grant Agreement stehen.

März – Juli

Learning Agreement ist verpflichtender Bestandteil  Ihres Auslandsstudiums.

Erstellung des Studienvertrages = Learning Agreement (LA) bzw. OLA (Online-Learning Agreement) -  Before the Mobility - mit der Unterschrift der/dem Auslandsbeauftragten (International Coordinator) Ihrer Fakultät. 

Es gibt Partnerhochschulen, die fordern das LA/OLA bis zu deren Bewerbungsfrist, bei anderen reicht es, wenn Sie das LA/OLA bei Antritt Ihres Auslandssemestes vorlegen.

Jedoch müssen Sie auf jeden Fall vor Ausreise/vor Beginn des Auslandsstudienaufenthaltes ein LA/OLA von Ihnen und der htw saar unterschrieben dem IO an outgoing@htwsaar.de zukommen lassen.

Juli

Briefing zum Auslandsstudium mit Informationen zu den Rechten und Pflichten sowie Kennenlernen aller Outgoings aller Fakultäten für das kommende Wintersemester

Mai -
August

• Versicherungsschutz für den Auslandsaufenthalt::
  Auslandskrankenversicherung,Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung
• Antrag auf Rückzahlung des Verwaltungskostenbeitrages
• Rückmeldung Wintersemester an der htw saar 
• Antrag auf Erstattung des Semestertickets ausschließlich über den AStA
• Abmeldung bzw. Nicht-Anmeldung an den Klausuren an der htw saar während Sie im Ausland sind
• Aktuellen Reisepass/Personalausweis!
• Visa-Verfahren

Juli-August

Klausurphase an der htw saar
Wichtig! Notwendige ECTS vor Ausreise erreichen!

Juli/August August/September

• Informationen sowie Auszahlung bzgl. ERASMUS+- bzw. PROMOS-Förderung
• Ausreise und Beginn des Auslandsstudiums

Vor Ort

• Orientierung, Einschreibung und Studienbeginn
• Kontakt zum International Office der Partnerhochschule
• Ankunfts- (Optional am Anfang) und Aufenthaltsbestätigung (Pflicht am Ende) der Partnerhochschule
• Vorlage und Bestätigung des Studienvertrages (Learning Agreement bzw. Online Learning Agreement)
• Mögliche Changes des Studienvertrages (Learning Agreement / OLA - During the Mobility) bis spätestens 4 Wochen nach Ankunft

Vor Ort
Nach 4 Wochen

3-fach unterschriebenes
Learning Agreement ist verpflichtender Bestandteil  Ihres Auslandsstudiums.

Rücksendung folgender Unterlagen an das International Office (Upload im Portal und per E-Mail an outgoing@htwsaar.de)

• Learning Agreement/Online Learning Agreement, ebenfalls unterzeichnet von der Partnerhochschule, d.h. Upload des 3-fach unterschriebenen finalen Learning Agreement im Portal allerspätestens Anfang Dezember

Vor Ort

• Erfahrungsbericht mit Fotos für Nachfolge-Generation (hierzu werden Sie via E-Mail vom IO angeschrieben-mit Upload im Portal)
• Botschafter/in der htw saar an der Partnerhochschule mit Teilnahme an Study Abroad Fair
• Werbung für die htw saar und das Saarland

Vor Ort

kurz nach Rückkehr

Transcript of Records ist ein verpflichtender
Bestandteil  Ihres Auslandsstudiums.

-          Klausurteilnahme an der Partnerhochschule
Bei Nichtteilnahme einer Klausur muss ein Attest vorliegen und das International Office der htw saar und der Partnerhochschule unverzüglich informiert werden.

-          Übermittlung der Ergebnisse in Form des Transcript of Records an das International Office der htw saar: Bitte leiten Sie dem International Office Ihr Transcript of Records per E-Mail an outgoing@htwsaar.de weiter, sobald Sie es von der Partnerhochschule erhalten haben.
Ein Upload des Transcript of Records im Portal ist spätestens 4 Wochen nach Erhalt erforderlich. 
Erst dann kann der Anerkennungsprozess gestartet werden.

Kurz vor Rückreise

Die Aufenthaltsbestätigung ist ein verpflichtender
Bestandteil  Ihres Auslandsstudium.

Rücksendung der Aufenthaltsbestätigung  (Certificate of Attendance) an das International Office der htw saar (Upload im Portal und per E-Mail an outgoing@htwsaar.de)

Certificate of Attendance 

Upload des Certificate of Attendance im Portal spätestens 4 Wochen nach Rückkehr erforderlich.

Ende der Auslandsphase

Offizielle Berichtspflicht
EU-Survey
- kurz nach Rückkehr

ERASMUS+ Online Bericht im Mobility Tool 
Innerhalb von 30 Tagen nach Ende der Auslandsphase.

ERASMUS+ Geförderte erhalten eine Benachrichtigung direkt aus dem System:
Eine E-Mail mit dem Absender replies-will-be-discarded@ec.europa.eu
Diese E-Mail wird meist 1-2 Tage nach dem Enddatum, welches in Ihrem ERASMUS +Grant Agreement  aufgeführt ist, versendet.
Bitte schauen Sie auch in Ihren Spam-Ordner!

Ende der Auslandsphase

Berichtspflicht - spätestens kurz nach Rückkehr

Erfahrungsbericht
für Ihre Nachfolgegenerationen an der htw saar.

Hierzu werden Sie per E-Mail vom International Office der htw saar angeschrieben, weil Sie den Erfahrungsbericht im Portal hochladen müssen. (ab dem Jahrgang 2020/21)

Ende der Auslandsphase

Anerkennung ca. 4-8 Wochen nach Rückkehr

Transcript of Records ist ein verpflichtender
Bestandteil  Ihres Auslandsstudium.

Erst nach Eingang des Transcript of Records (ToR) kann die Anerkennung der Auslandsphase durch die Fakultät erfolgen.
Entweder wird das ToR nur an die Studierenden und/oder an das International Office gesendet.

Nach Prüfung und Richtigkeit kann das Anerkennungsverfahren in der Fakultät eingeleitet werden.

Ein Upload des Transcript of Records im Portal ist spätestens 4 Wochen nach Erhalt erforderlich.
Erst dann kann der Anerkennungsprozess gestartet werden.

Bitte wenden Sie sich zu Themen der Kompensation an Ihre Studiengangsleitung und an die/den zuständige(n) Auslandsbeauftragte(n) Ihrer Fakultät und nicht an das International Office.

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htw saar

• Botschafter/in der Partnerhochschule an der htw saar  
• Teilnahme an Informationsveranstaltungen
• Buddy für Incomings (Erasmus+ und Übersee)
• Ansprechpartner/in für die nächste Generation